Microsoft Teams ile çevrimiçi toplantılar için veri koruma ilkesi

Video konferanslar, web seminerleri veya diğer çevrimiçi toplantıları gerçekleştirmek için Microsoft Teams aracını kullanırız. Microsoft Teams, Microsoft 365'in bir özelliği ve Microsoft Ireland Operations'ın bir hizmetidir. Microsoft Teams kullanılırken çeşitli kişisel veriler ve veri türleri işlenir. Verilerin kapsamı, çevrimiçi bir toplantıya katılmadan önce veya katılırken sağladığınız bilgilere de bağlıdır.Aşağıdaki kişisel veriler işleme tabi tutulabilir:- Kullanıcı ayrıntıları: görünen ad, e-posta adresi, profil resmi (isteğe bağlı), tercih edilen dil- Toplantı meta verileri: örneğin tarih, başlangıç ve bitiş saati, toplantı kimliği, telefon numarası, konum- Metin, ses ve video verileri: Çevrimiçi toplantı sırasında ses ve video verileri işlenir. Ayrıca, isteğe bağlı olarak çevrimiçi toplantı sırasında sohbet işlevini kullanabilirsiniz. Bu durumda, yaptığınız metin girişleri çevrimiçi toplantıda görüntülenmek üzere işlenir.Özel durumlarda çevrimiçi toplantıların kayıtları HELU KABEL tarafından yapılabilir, örneğin toplantıya katılmayan katılımcıların daha sonra çevrimiçi toplantıyı izleyebilmeleri için. HELU KABEL'de yalnızca belirli kişilerin çevrimiçi toplantıları kaydetmesine izin verilir.Çevrimiçi toplantıları kaydedersek, bu durum kaydın başlamasından önce size bildirilecek veya gösterilecek ve - gerekirse - onayınız istenecektir. Onay, örneğin sohbette olumlu bir mesaj yoluyla verilebilir; her zaman gönüllülük esasına dayanır. Kaydedilmek istemiyorsanız, çevrimiçi toplantıdan ayrılabilirsiniz. Ayrıca videonuzu devre dışı bırakabilir veya sohbet aracını kullanmaktan kaçınabilirsiniz.Kayıt yapılması durumunda, tüm video, ses ve sunum slaytlarının dosyaları oluşturulacaktır. Çevrimiçi bir toplantının somut sonuçlarını belgelemek amacıyla gerekli olması halinde, çevrimiçi toplantı sohbetinin bir metin dosyası da saklanabilir.Veri işlememiz aşağıdaki yasal hükümlere dayanmaktadır:- Sözleşmenin ifasının bir parçası olarak Microsoft Teams aracılığıyla iş ortaklarımızla çevrimiçi toplantılar gerçekleştirdiğimiz ölçüde, veri işlemenin yasal dayanağı Madde 6 (1) lit. b) GDPR'dir.- HELU KABEL çalışanlarının kişisel verileri işlendiğinde, iş ilişkisinin yerine getirilmesi için gerekli olması koşuluyla, veri işlemenin yasal dayanağı BDSG (Alman Veri Koruma Yasası) Madde 26'dır.- Kişisel veriler, iş ortaklarıyla yapılan sözleşmenin ifası veya istihdam ilişkisinin yerine getirilmesi için gerekli değilse, Art. 6 (1) f) GDPR (meşru menfaatlerimiz) veri işlemeyi haklı gösterebilir. Görsel-işitsel iletişimin iletilmesini de içeren modern iletişim araçlarını kullanma konusunda meşru bir menfaatimiz vardır. Çalışanlarımızın ve iş ortaklarımızın çıkarları için Microsoft Teams'i veri koruma dostu bir şekilde uyguladık ve gerekli olmayan kişisel verileri toplamaktan ve saklamaktan kaçınıyoruz.- Verilerin işlenmesi sizin izninize dayanıyorsa (özellikle yukarıda açıklanan çevrimiçi toplantıların kaydedilmesi bağlamında), Art. 6 (1) a) Genel Veri Koruma Yönetmeliği

Çevrimiçi toplantılara katılımla bağlantılı olarak işlenen kişisel veriler, özel olarak ifşa edilmeleri amaçlanmadığı sürece genellikle tarafımızdan üçüncü taraflara ifşa edilmeyecektir. Ancak bu bağlamda, çevrimiçi toplantılardan elde edilen içeriğin - yüz yüze toplantılarda olduğu gibi - genellikle tam olarak müşteriler, potansiyel müşteriler veya diğer üçüncü taraflarla bilgi alışverişinde bulunmak için kullanıldığını lütfen unutmayın.Microsoft Teams, ABD merkezli Microsoft Corporation'ın Avrupa'daki bir yan kuruluşu tarafından sağlanan bir hizmettir. Veri işleme sözleşmesi (DPA) olarak adlandırılan bir sözleşme aracılığıyla Microsoft'u Genel Veri Koruma Yönetmeliği'ne (GDPR) uymakla yükümlü kıldık. Bununla birlikte, Microsoft Corporation'ın veya ABD güvenlik yetkililerinin Teams üzerinden iletişim koşullarına ve içeriğine erişme olasılığını tamamen ortadan kaldıramayız. Bununla birlikte, veriler AB dışında da işleniyorsa, yeterli düzeyde veri koruması sağlamak için, örneğin AB standart sözleşme maddeleri olarak adlandırılan sözleşmeleri imzalayarak, uygun ve makul önlemleri alırız. HELU KABEL'de kişisel verilerin işlenmesine ve özellikle de veri sahibi olarak haklarınızın kullanımına ilişkin daha fazla bilgi, HELU KABEL GmbH'nin genel gizlilik politikasında bulunabilir ve buradan görüntülenebilir Microsoft'un Microsoft Teams aracılığıyla veri işlemeye ilişkin bilgilerine buradan ulaşabilirsiniz.